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E-Rechnung · Leverkusen

E-Rechnung einrichten, ohne Abtippen

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 auch verschicken. Ich richte XRechnung und ZUGFeRD dort ein, wo deine Rechnungen entstehen: im Shop, in der Warenwirtschaft oder in deiner eigenen Software. Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft, und den Preis kennst du vorher.

E-Rechnung anfragen Fristen ansehen

Für WooCommerce, Warenwirtschaft, Buchhaltung und eigene Software. Sitz in Leverkusen, remote in ganz Deutschland.

E-Rechnung · RE-0042Beispiel
Format
Pflichtangaben
USt-IdNr.
Käuferreferenz
Prüfung
Archiv
Typische Auslöser

Woran du merkst, dass es Zeit wird

Einer dieser Punkte reicht, um die Umstellung jetzt anzugehen.

Ein Großkunde bittet ab Januar um E-Rechnungen statt PDF, weil seine Buchhaltung umstellt.

Deine Steuerberatung hat dich auf den 1. Januar 2027 hingewiesen.

Dein Shop verschickt Rechnungen nur als PDF. Für Firmenkunden reicht das bald nicht mehr.

Eine Behörde weist deine Rechnung zurück, weil die Leitweg-ID fehlt.

Bestellungen aus dem Shop werden für die Buchhaltung von Hand abgetippt.

Deine eigene Software kann nur PDF, und niemand traut sich an den Rechnungsteil.

Fristen

Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland und kommt in Stufen.

  1. Seit

    Empfangen

    Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.

  2. und

    Übergang für alle

    Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF-Rechnungen nur, wenn dein Kunde zustimmt.

  3. Ab

    Versand ab 800.000 € Umsatz

    Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr darüber, gehen Rechnungen an Unternehmen nur noch als E-Rechnung raus. Darunter gilt der Übergang bis Ende 2027.

  4. Ab

    Versand für alle

    Dann gilt die Pflicht für jede Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland, bis auf die Ausnahmen unten.

Keine E-Rechnung nötig ist bei:

PrivatkundenKunden im AuslandKleinbeträgen bis 250 €FahrausweisenKleinunternehmer-Regelung

Stand Oktober 2026, nach § 14 UStG, §§ 33, 34 und 34a UStDV und den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Keine Steuerberatung.

Wegweiser

Wo entstehen deine Rechnungen heute?

Wähl aus, was am ehesten passt. Du bekommst eine Einschätzung und das passende Paket.

Wähl oben aus, was am ehesten passt. Nichts dabei? Dann schreib mir einfach, drei Sätze reichen fürs Erste.

Deine Rechnungen kommen aus dem Shop

Dann ist eine Rechnungs-Erweiterung meist der kürzeste Weg, etwa Germanized Pro oder German Market. Ich richte ZUGFeRD im passenden Profil ein und erweitere den Checkout um das, was eine E-Rechnung braucht: Firma, USt-IdNr. und auf Wunsch Bestellnummer oder Leitweg-ID. Danach prüfe ich jede Rechnungsart.

Passendes Paket E-Rechnung im Shop, Festpreis nach Angebot

Dazu anfragenMehr dazu: B2B & Großhandel

Deine Rechnungen kommen aus der Warenwirtschaft

Viele Warenwirtschaften schreiben E-Rechnungen schon selbst, JTL-Wawi zum Beispiel. Gültig sind sie aber nur, wenn der Shop alle Angaben vollständig übergibt. Ich prüfe die Übergabe, ergänze fehlende Felder und sorge dafür, dass keine Rechnung doppelt entsteht.

Passendes Paket E-Rechnung & Anbindung, Festpreis nach Angebot

Dazu anfragenMehr dazu: Warenwirtschaft anbinden

Du schreibst Rechnungen im Buchhaltungsprogramm

Lexware Office, sevDesk und viele andere erstellen E-Rechnungen von sich aus. Dann geht es darum, dass niemand mehr Bestellungen abtippt: Ich verbinde Shop oder Software mit dem Programm, damit die Daten automatisch ankommen.

Passendes Paket E-Rechnung & Anbindung, Festpreis nach Angebot

Dazu anfragenMehr dazu: Schnittstellen

Deine Rechnungen kommen aus eigener Software

Dann baue ich die E-Rechnung direkt ein: die XML nach EN 16931, als ZUGFeRD-PDF oder als reine XRechnung. Dafür nutze ich eine bewährte Open-Source-Bibliothek statt eines selbst erfundenen Formats, und jede Rechnung wird vor dem Versand automatisch geprüft.

Passendes Paket E-Rechnung in Software, Festpreis nach Angebot

Dazu anfragenMehr dazu: Eigene Software

Du schreibst Rechnungen in Word oder Excel

Dafür brauchst du wahrscheinlich keinen Entwickler. Ein fertiges Rechnungsprogramm mit E-Rechnung ist günstiger als jede Sonderlösung. Spannend wird es erst, wenn deine Rechnungsdaten schon in einem System liegen, etwa im Shop.

Passendes Paket Erst einmal keins

Kurz nachfragen

Leistungen

Was zur Umstellung gehört

Eine Erweiterung anzuschalten reicht selten. Das hier gehört dazu, damit deine Rechnungen bei Kunden und Buchhaltung ohne Rückfragen ankommen.

Das richtige Format

ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden. Beide nach EN 16931 und aus derselben Datenquelle.

Firmenkunden erkennen

Der Checkout fragt Firma und USt-IdNr. ab. Privatkunden bekommen weiter ihre gewohnte PDF-Rechnung.

Leitweg-ID & Bestellnummer

Eigene Felder im Checkout und im Kundenkonto. Die Angaben landen automatisch in der Rechnung, statt von Hand nachgetragen zu werden.

Jede Rechnungsart geprüft

Rechnung, Gutschrift, Korrektur und Anzahlung: Jede Vorlage geht vor dem Start durch den offiziellen Validator der KoSIT.

Versand & Archiv

Per E-Mail, im Kundenkonto und an die Buchhaltung. Die XML bleibt als Original unverändert gespeichert.

E-Rechnungen empfangen

Eingehende XML-Rechnungen lesbar machen und auf Wunsch automatisch an Buchhaltung oder eigene Software übergeben.

XRechnungZUGFeRDFactur-XEN 16931Leitweg-IDGermanizedGerman MarketJTL-WawiLexware OfficesevDeskDATEV
Links ein Shopfenster, in der Mitte eine Rechnung mit einer dunklen XML-Datei dahinter, rechts ein Buchhaltungsprogramm. Gestrichelte Bögen verbinden die drei, darunter bestätigt ein Prüfbericht mit blauen Haken die Rechnung.
Formate

PDF, ZUGFeRD oder XRechnung?

Alle drei sehen nach Rechnung aus. Als E-Rechnung zählen nur zwei davon.

Einfaches PDF, ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
ThemaEinfaches PDFZUGFeRDXRechnung
AufbauBild der RechnungPDF mit eingebetteter XML-DateiReine XML-Datei
Gilt als E-RechnungNeinJa, ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WLJa
MaßgeblichDas PDFDer XML-TeilDie XML
Für Menschen lesbarJaJa, über das PDFNur mit Anzeigeprogramm
Typisch fürPrivatkunden und KleinbeträgeGeschäftskundenBehörden und Kunden, die sie verlangen
Leitweg-IDNicht vorgesehenMöglichBei Behörden in der Regel Pflicht
AufbewahrenWie bisherDie Datei samt XML, unverändertDie XML, unverändert

Angaben laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Stand Oktober 2026.

Ein Auszug aus der XML. So liest die Software deines Kunden die Rechnung:

factur-x.xmlBeispiel
<!-- Profil EN 16931. MINIMUM oder BASIC-WL wären keine E-Rechnung -->
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

<!-- Rechnungsnummer (BT-1) -->
<ram:ID>RE-2027-0042</ram:ID>

<!-- Käuferreferenz (BT-10), bei Behörden die Leitweg-ID -->
<ram:BuyerReference>4500012345</ram:BuyerReference>

<!-- USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) -->
<ram:ID schemeID="VA">DE123456789</ram:ID>

<!-- Rechnungsbetrag brutto (BT-112) -->
<ram:GrandTotalAmount>1190.00</ram:GrandTotalAmount>
Ablauf

So läuft die Umstellung

Jeder Schritt hat einen festen Umfang. Was er kostet, weißt du vorher.

01

Bestandsaufnahme

Wo entstehen deine Rechnungen, welche Arten gibt es, wer sind deine Kunden?

02

Konzept & Festpreis

Welche Lösung, welche Felder, welcher Aufwand. Schriftlich, vor dem Start.

03

Einrichtung

Auf einer Testumgebung. Dein Shop und deine Buchhaltung laufen so lange normal weiter.

04

Testrechnungen

Jede Rechnungsart durch den Validator. Muster gehen vorab an deine Steuerberatung.

05

Umstellung

Zum vereinbarten Stichtag, mit lückenlosem Nummernkreis.

06

Nachsorge

Die ersten echten Rechnungen prüfen und Rückfragen von Kunden klären.

Grenzen

Was ich nicht verspreche

Keine Steuerberatung. Was steuerlich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Ich übernehme die technische Umsetzung.
Kein Eigenbau, wo es fertig geht. Kann dein Shop oder deine Warenwirtschaft das schon, richte ich es dort ein, statt etwas Neues zu bauen.
Keine ungeprüfte Rechnung. Eine Rechnung, die gut aussieht, ist noch keine gültige E-Rechnung. Deshalb geht jede Vorlage durch den Validator.
Keine Angstmacherei. Unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz hast du für den Versand Zeit bis Ende 2027. Das sage ich dir auch, wenn es mich einen Auftrag kostet.
Pakete

Passend zu deinem Rechnungsweg

Den genauen Preis bekommst du nach einem kurzen Gespräch, vorab und schriftlich.

E-Rechnung im Shop

WooCommerce

Festpreis nach Angebot
  • Rechnungs-Erweiterung einrichten
  • Firmenkunden erkennen
  • Felder für USt-IdNr. und Leitweg-ID
  • Alle Rechnungsarten geprüft
Anfragen
Häufigster Fall

E-Rechnung & Anbindung

Mit Warenwirtschaft oder Buchhaltung

Festpreis nach Angebot
  • Rechnung aus Shop, Wawi oder Buchhaltung
  • Bestellungen automatisch übergeben
  • Keine doppelten Rechnungen
  • Nachkontrolle nach dem Start
Anfragen

E-Rechnung in Software

Eigene Anwendung

Festpreis nach Angebot
  • ZUGFeRD und XRechnung erzeugen
  • Automatische Prüfung vor dem Versand
  • Versand und Archiv
  • Auf Wunsch Empfang und Einlesen
Anfragen
Häufige Fragen

Fragen zur E-Rechnung

Das hängt von deinem Umsatz im Vorjahr ab. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen an Unternehmen in Deutschland als E-Rechnung schicken. Lag er darunter, ab dem 1. Januar 2028. Gemeint ist der gesamte Umsatz, also auch der mit Privatkunden.
Ja, seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Damit du die Rechnungen lesen und verbuchen kannst, brauchst du ein Programm, das die XML anzeigt, etwa dein Buchhaltungsprogramm.
Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach der Norm EN 16931, die eine Software direkt auslesen kann. Ein normales PDF ist eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 darfst du sie noch verschicken, wenn dein Kunde zustimmt, bei weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Für Geschäftskunden meist ZUGFeRD: ein normales PDF mit eingebetteter XML, das jeder öffnen kann. Behörden verlangen in der Regel die XRechnung mit Leitweg-ID. Beide Formate lassen sich aus denselben Daten erzeugen, du musst dich also nicht für immer festlegen.
Nein, die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Privatkunden bekommen weiter ihre gewohnte PDF-Rechnung. Eine ZUGFeRD-Rechnung schadet ihnen aber auch nicht, sie sehen einfach das PDF.
Zur Hälfte. E-Rechnungen empfangen können musst du wie alle anderen. Verschicken musst du sie nicht: Du darfst weiter Papierrechnungen schreiben und mit Zustimmung deines Kunden auch PDF. Ob das für dich gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Von sich aus nicht, mit einer Erweiterung schon, etwa mit Germanized Pro oder German Market. Entscheidend ist die richtige Einstellung: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher, für Behörden die XRechnung. ZUGFeRD 1.0 und die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
Vielleicht nicht. Oft hakt es aber auf dem Weg dorthin: Der Shop übergibt keine USt-IdNr., die Leitweg-ID landet im falschen Feld, oder Rechnungen entstehen doppelt, im Shop und in der Warenwirtschaft. Das prüfe ich und richte es ein. Mehr dazu unter Warenwirtschaft anbinden.
Die Adresse einer Behörde für eingehende Rechnungen. Wer an Bundesbehörden liefert, schickt seit November 2020 XRechnungen mit Leitweg-ID, viele Länder und Kommunen verlangen das ebenso. Im Shop bekommt sie ein eigenes Feld, damit sie automatisch in der Rechnung steht und nicht von Hand nachgetragen werden muss.
Im Original und unverändert. Bei der XRechnung ist das die XML, beim ZUGFeRD-PDF die Datei samt eingebetteter XML. Wie lange und in welchem System, klärst du mit deiner Steuerberatung. Ich sorge dafür, dass die Dateien automatisch dort landen.
Dann gilt sie unter Umständen nicht als ordnungsgemäße Rechnung, und dein Kunde kann Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen. Spätestens seine Buchhaltung fragt dann nach. Deshalb prüfe ich vor dem Start jede Rechnungsart mit dem offiziellen Validator, nicht nur die erste Rechnung.
Das hängt vor allem daran, wo deine Rechnungen entstehen. Reicht es, eine Erweiterung im Shop richtig einzustellen, ist der Aufwand überschaubar. Mit Anbindung an Warenwirtschaft oder Buchhaltung oder in eigener Software wird es mehr. Nach einem kurzen Gespräch bekommst du einen Festpreis, schriftlich und vor dem Start.
Kontakt

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